Cập nhật trạng thái đẹp Một cỗ máy hiệu quả cao trở nên như vậy nhờ vào khả năng quan sát rõ ràng. Đối với các nhóm, những cập nhật trạng thái đẹp cung cấp khả năng quan sát đó. Mọi người trong một nhóm dự án nên biết cách viết hoặc truyền đạt một cập nhật trạng thái đẹp cho lĩnh vực công việc của họ, không chỉ riêng các PM. Và điều này nên được thực hiện trong <5 phút. Mục tiêu: 1) giữ cho kỳ vọng của nhóm đồng bộ 2) tăng tốc quyết định 3) tạo ra trách nhiệm rõ ràng Các nguyên tắc dưới đây cho những cập nhật trạng thái đẹp, tần suất cao: 1. Dự đoán câu hỏi của người khác Chia sẻ những gì mọi người muốn biết. Đừng chia sẻ chi tiết mà không ảnh hưởng đến công việc của họ. Làm điều này một cách nhất quán -- nếu bạn bị ốm, nghỉ phép, hoặc không thể cung cấp cập nhật, hãy nhờ ai đó thay bạn. 2. Đưa ra thời gian ước tính khi người dùng sẽ bắt đầu nhận được giá trị Thông thường, điều quan trọng nhất mà mọi người muốn biết là "khi nào chúng ta sẽ bắt đầu thấy giá trị từ dòng công việc này?" và "Kỳ vọng của tôi về dự án này có phù hợp với thực tế không?" Vì vậy, hãy dẫn đầu với ước tính về khi nào dự án sẽ bắt đầu mang lại giá trị. Nếu khó để đưa ra ETA giao hàng chính xác (điều này bình thường trong các giai đoạn dự án đầu tiên khi cần nhiều nghiên cứu và xác định hơn), hãy đưa ra % độ tin cậy hoặc một khoảng thời gian ETA. Nhưng luôn cố gắng trả lời câu hỏi ETA. 3. Thông báo thay đổi kỳ vọng trong tiêu đề Nếu mọi thứ đang đi đúng hướng, hãy nói “đang trên đà ra mắt <NGÀY>” Nếu mọi thứ bị trì hoãn do thông tin mới, hãy nói “Trì hoãn 1 ngày; hiện dự kiến ra mắt <NGÀY>” Giải thích thông tin mới là gì tiếp theo. Nếu có vấn đề cần được giải quyết, hãy cho biết điều đó (xem điểm tiếp theo) 4. Thông báo các rào cản một cách khẩn cấp Một công việc chính của một cập nhật trạng thái là tối đa hóa tốc độ ra quyết định và nêu rõ các rào cản hoặc phụ thuộc càng sớm càng tốt. Nếu tiến độ bị chặn do một quyết định hoặc một nhóm khác, hãy chắc chắn bạn nói “BỊ CHẶN” trong câu đầu tiên. 5. Đảm bảo rằng những người đúng nhận được cập nhật Cập nhật là vô ích trừ khi chúng được đọc bởi những người đang đưa ra quyết định hoặc quản lý tiến độ. Ghi chú những người đúng nếu điều này là bằng văn bản. Nếu trong một cuộc họp, hãy đảm bảo rằng những người đúng có mặt. 6. Bất kỳ ai cũng có thể là người cập nhật trạng thái được chỉ định Có thể là pm, kỹ sư, nhà thiết kế, bán hàng, dữ liệu, hoặc bất kỳ ai tham gia sâu vào dự án. Nhưng mọi người (bao gồm cả người này) nên biết rằng họ được chỉ định. 7. Giữ cho nó ngắn gọn và súc tích Một sai lầm phổ biến là cố gắng cung cấp TẤT CẢ bối cảnh của những gì đang diễn ra. Điều này lãng phí thời gian; hầu hết mọi người chỉ cần biết 5% hoặc 10% bối cảnh để hiểu những gì họ cần làm để hoàn thành công việc của mình. Với thực hành, một cập nhật trạng thái đẹp nên mất <5 phút để viết, đặc biệt là vì nhiều điều ở trên có thể được tự động hóa. Hơn >15 phút dành cho một cập nhật trạng thái là quá lâu.